أولا: المصطلحات ذات العلاقة:
الوثائق: مستندات تتضمن معلومات معتمدة حول نظام العمل "السياسات/ الخطط/ الأدلة/ الاجراءات/ تعليمات العمل....." ويحتفظ بها في صورة ورقية والكترونية.
السجلات: مستندات تحتوي على نتائج الأنشطة التي تم إنجازها وهي الدليل الملموس على إجراء هذه الأنشطة، وتستخدم بغرض تتبع الأداء وإعطاء الدليل الملموس للتحقق وتنفيذ الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية وأثرها على الأداء ويتم الاحتفاظ بها بصورة ورقية وإلكترونية وتؤرشف بحيث يسهل الوصول إليها من العاملين ذوي الاختصاص بالوحدة.

ثانيا: أهداف إدارة الوثائق والسجلات:

1. اتساق التنفيذ وتقليل نسبة الأخطاء الناجمة عن التباين في فهم الإجراءات وتعليمات العمل.
2. تقليل زمن تنفيذ أنشطة وحدة قياس الأداء.
3. توثيق وأرشفة أعمال وحدة قياس الأداء.

ثالثا: ضوابط إدارة وثائق الوحدة:
      1. تتضمن وثائق الوحدة الملفات التالية:

• دليل الجودة لجامعة نجران.
• نظام قياس الأداء واجراءاته.
• الأدوات المعتمدة للقياس.
• مؤشرات الأداء المعتمدة للجامعة/ وحداتها/ إداراتها.
• الخطة التشغيلية السنوية المعتمدة للوحدة.

      2. جميع الوثائق يجب أن تكون في صورتها النهائية المعتمدة مع الاحتفاظ بقرار الاعتماد الخاص بكل وثيقة معها.
      3. ترتب الاصدارات الحديثة من كل وثيقة في الملف الخاص بها من الأحدث إلى الأقدم مع تضمين قرار اعتماد كل اصدار جديد.
      4. عند تعديل أو إلغاء أي من الوثائق الخاصة بالوحدة يجب الاحتفاظ بتقرير مراجعة الوثيقة ومبررات التغيير أو الإلغاء مع الوثيقة المحدثة المعتمدة.
      5. يسمح بالاطلاع على وتداول الوثائق وفق الجدول التالي:

* يقصد بالتداول أي نشر أو اتاحة للوثيقة سواء بالطباعة أو النسخ أو غير ذلك بغرض الاستخدام الشخصي/ أو تيسير استخدام الغير للمعلومات أو البيانات الواردة بالوثيقة في غير الغرض الذي أعدت من أجله داخل الجامعة.
** لا يسمح بالاطلاع على أو تداول أي من الوثائق المحددة بالجدول لغير المستفيدين المذكورين ما لم ينص على ذلك كتابة من رئيس وحدة قياس الأداء.

رابعا: ضوابط ادارة سجلات الوحدة:
      1. تتضمن سجلات الوحدة الملفات التالية:

• محاضر الاجتماعات الدورية.
• ملفات تنفيذ أنشطة الخطة التشغيلية السنوية للوحدة.
• تقارير المتابعة والإنجاز السنوي.
• ملفات العاملين بالوحدة التي تتضمن السيرة الذاتية وتقارير تقييم الأداء.
• ملفات تقييم أداء الوحدة ونظامها المعتمد.
• ملفات الصادر والوارد للوحدة.

      2. جميع المستندات بالسجلات يجب أن تكون في صورتها النهائية المعتمدة "من رئيس الوحدة او الجهة ذات الاختصاص حسب طبيعة كل مستند".
      3. ترتب الاصدارات الحديثة المعتمدة من كل مستند في الملف الخاص بها من الأحدث الى الأقدم.
      4. تعتبر جميع السجلات الخاصة بالوحدة ذات طبيعة سرية ولا يسمح بالاطلاع عليها لغير المختصين من العاملين بالوحدة ولا يسمح بتداولها خارج الوحدة "ما لم ينص على غير ذلك كتابة من رئيس الوحدة.